-
全国领导力训练领导品牌
15年专注企业人才一体化培养
0592-3767781
 办公室6S管理标准详细推行方法 |
办公室是企业管理人员的工作活动场所，也是客户、员工留下第一印象的地方，办公室的6S水平如何，直接形响到企业的形象。所以，企业推行6S，最好从办公室这个“桥头堡”开始，“桥头堡”攻克下来了，后面的工作会更快，更容易推动。如何在办公室推行6S呢?
办公室6S管理，应遵循以下原则。
1.明确办公用品使用权力
区别个人专用和公共使用的办公室物品，具体应做到以下两点。
? 公共使用的物品应放在所有人都能拿取的地方；
? 个人专用的物品放在本人附近。
2.公私分明
具体应做到以下5点。
? 在区域规划上，应将办公场所、休息场所和会客场所区分开来；
? 物品方向，将企业用品与私人用品区分开来；
? 企业用品放在明显处，私人物品放在不明显处；
? 企业用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；
? 办公桌椅应设置姓名标牌。
3.柜架应有标识
柜架标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，具体做法如下。
? 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等；
? 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；
? 文件柜内分层分类，用分隔线和标签区分。
4.文件资科应分类
将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取。下图为经过分类整理后的文件资料放置图例。
5.抽屉物品应放置整齐
整理、整顿抽屉内物品，具体应做到以下3点。
? 清除不用或不要物品，留下必需品；
? 所有物品应分类，并进行标识；
? 办公用品放置在上层，个人用品放置在下层。
抽屉所有物品应分类放置，且摆放整齐，下图为某企业办公室员工抽屉的物品放置标准。
6.墙壁不随意张贴纸张
使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一且揭除会留下难看的斑迹，从而影响办公室整体形象。因此，必须纠正随意将纸张乱贴在墙璧上的行为，将纸张放人看板内，并明确张贴期限。
7.加强公告管理
对于公告的管理，具体做法如下。
? 公告栏应美观大方，明确管理责任人；
? 明确发布的公告张贴期限；
? 定期在公告栏上公布员工的出勤、工作内容和工作实绩等内容。
办公桌标识管理包括以下两方而内容。
1.办公桌区城标识
根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内容包括以下3部分。
? 区域编号；
? 区域所属人姓名；
? 区域名称。
2.区域物品放置标识
各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少，标识不同物品的放置位置。有时，并不用具体地标识出物品放置位置，也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域，如下图所示。
做好文件夹的标识工作，有利于迅速查找和存放文件资料。标识文件夹的方法如下。
1.文件夹外部标识
文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中，侧面标识主要包括以下5个要素。
? 文件夹编号；
? 文件夹名称；
? 文件夹内文件内容简述；
? 文件夹管理部门；
? 文件夹管理责任人。
正面标识在以下情况下使用。
? 侧面无法标识时，可将其内容标识在正面；
? 有必要进行正面标识时。
文件夹外部标识的要素要清楚地列出来，以便随时查找和存放，如下图所示。
2. 扉页和索引标识
在文件夹的扉页标明该文件夹中的文件种类，以便分类查找。
3.内部分页纸
在同一文件夹中用分页纸将不同的文件(资料)分开，以便查找和整理。
4.文件夹标识的注意事项
标识文件夹时，应注意以下事项。
? 无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致；
? 若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；
? 在文件夹侧而加上斜线或二角形，以形成目视管理标准，如下图所示；
? 统一文件夹标识的规格和字体。
1.办公用品的6S管理
通过开展办公用品、用具的6S管理，可以解决以下问题。
? 个人办公桌上办公用品过多，造成较大浪费；
? 办公用品重复库存多(基本上从企业到个人层层有库存〕；
? 办公用品品种过多，采购随意性大。
解决上述问题的途径如下。
? 尽量控制个人办公用品持有量；
? 最大限度减少办公用品的品种和库存量；
? 最大限度地利用所有办公用品。
2.其他办公用具的6S管理
(1)茶具、水杯的定位放置
? 设置饮水区，将茶具、水杯定位放置；
? 若将水杯放在台面.则使用杯垫以规范水杯放置位置。
(2)垃圾箱、清洁用具的定位标识
? 划分办公区垃圾箱和清洁用具放置区域；
? 将垃圾箱和清洁用具定位放置。
办公区的垃圾箱、清洁用其一方面需要进行定位放置，另一方面还需做出相应标识。
